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邮件email写作的礼仪基本规范

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自动回复与阅读回执,包括信纸,都是在为阅读你邮件的人制造不必要的麻烦。

1、什么情况用email

相比电话,email的优点是,我们可以重复的阅读这些文字,另外往来的信件还可以成为沟通的证据。 但是对方回信可快可慢,人家不回你也没办法。所以,急需对方回应的事情,最好打电话,或者一个电话配合一封email。

2、to, cc, bcc (收信人,抄送,暗抄)

email和手机短信最大的区别是什么?

手机短信只有正文,没有头信息(header information)。Email在正文前面,有from, to, cc,bcc等一堆字段,这都是干啥的呢? fromto大家都知道,就不说了。ccbcc的对象,也会收到信。cc呢,中文翻译成抄送,顾名思义,这信不是给你写的,抄一份给你过目下,也就是知会的意思。cc这个缩写事实上来源于carboncopy。啥叫 carbon copy?过去没有复印机,人们同一封信想写两份怎么办呢?用复写纸,对吧。carboncopy大概就是这个意思。bcc呢,中文翻译成暗送,blind carbon copy。收信人,能够看到这封信tocc谁,但看不到bcc的对象。

to,ccbcc怎么用呢?咱们举个例子说:比如我想追一个女生,发信问她同意不同意(这只是一个例子,根据前面的论述,这个场合显 然不适合用 email)。同时呢,还有一个女生在追我,我不从;还有一个兄弟,躲在幕后帮我策划,是我的参谋。这个场合,我就应该 to这个意中人,因为这封信是要她 采取行动的(告诉我你从不从);然后我要cc给追我的女生,因为不需要她采取行动,但我要知会 她这件事;最后呢,我要bcc给狗头军师兄弟,因为我当然要 让他了解这件事,同时又不能让收信人知道他的存在。用好to, cc, bcc,可以省好多话,明眼人一看就知道发信人的意图。

3、 reply to all, forward(回复全部,转发)

收到一封信,有reply(回复)reply toall(回复全部)的选项。reply会把回信发给from的那一个人,而reply to all呢,会把回信寄给from, to,cc的所有人。这是一个很方便又很敏感的功能。有些信to的名单里有几十,甚至上百人。你的回信,跟他们每个人都相关么?或者说,他们每个人都希望收到你的回信么?如果 不是,那么请不要replyto all。我见过有些组织,to几十人的信,就有四五个人不断用reply toall聊天,实际上是在这几十人的信箱里刷屏版聊?;晃凰伎枷?,不是每个人收件箱里都只有你这一个组织的信,不是每个人都像你们几个一样 喜欢自己的信 箱变成bbs。在确认所有人都接受这种行为之前,请不要这么做!

反过来说呢,如果你想给几十甚至上百人同时发信时,可以把这些人都放进bcc列表,然后在信件的正文开头,写明白tocc谁。这样 就不怕喜欢replyto all的人了,因为bcc的名单是不会呈现给收件人的,他reply to all也只能回信给你一个人。 forward的功能是把邮件(包括其附件)转发给其他人。但是使用fwd也要注意,考虑一下是否原来的发信人就不愿意这封信的内容给 你想转发的人知道,那么从诚信以及专业的角度上来说,就不应该把信转发给第三方。

4、标题 (主题)

一封email的标题很重要,不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象,更因为一两个月过后,如果收信人想查找关于某件事的旧信,他首先会从搜索/归类标题入手。 换位思考一下,不是每个人的信箱里,都像你只有这么少的信,有些人就是靠email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题,有些朋友想起给谁发 信说件新的事,懒得重新写信找地址簿,就直接回复人家上回发给你的一封信,这都是很不好的习惯。一个 标题,就好像bbs上的一个主题楼一样,一定要专楼专 用。 在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定,并且进行标识(Outlook中,重要性高的邮件是感叹号,重要性低的邮件是 向下的箭头)。这样做的目的是让收信人了解这封信的轻重缓急,当他有很多邮件需要处理的时候,可以帮助他提高效率。

5、正文 正文的要求就三点,语言得体、内容清晰、保持冷静。

语言得体,比如你求素未谋面的师兄师姐帮忙,就应该先问个好寒暄几句,称赞对方名声在外,然后再切入主题,最后询问对方是否 有空帮这个忙?如果直接就说有这么一事你干不干吧,要决定干就抓紧,deadline回头我再通知你,这就不大合适。事情复杂的时候,内容一定要写清晰,这不是写小说,能分段、分条,尽量不要一大坨字写在一起。

保持冷静是什么意思呢?工作生活中,都会有很多人很多事让你不爽,带着这种不爽的心情,你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后,百分之 九十的可能,第二天你再翻出这封信会后悔不已,我TMD昨天怎么能这么说话呢?!最要命的是,email是可以保存的,这样的信可能给你带来不必要的麻烦。

记得GE一个关于email的指导上写,发信之前闭上眼睛想想,如果这封信转天发表在纽约时报的头版头条,你会不会觉得很尴尬?果会,请不要把它发出。 正文的格式也应该值得注意,比方商务上的邮件往来,就需要比较正式,全文尽量不要用超过两种字体,超过两种颜色,并且段落分明,条分缕析。

6、签名档

这东西我过去也不注意,但其实还是有点用的。首先,把你的姓名、单位、头衔、联系方式写在签名档里,它能够告诉对方你是谁, 有了它,你正文可以少写一两段话。另外呢,签名档写上一句比较有特点的话,能够帮助收信人对发信人产生一种印象。

7、附件要起一个合适的文件名,别人下载后,不用另起名了。

8、尽可能不用带背景的信纸,节约带宽,而且正常收集的图片默认是不显示的。

下面转一篇文章:如何使用邮件更有效地沟通,同样阐明了一些使用电子邮件应当注意的问题。

电子邮件有很多用途,用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等,但是作为工作场合的业务沟通,电子邮件提供了很多的便利,同 时也带来了很多风险。在 所有的沟通方式中,电子邮件是最难控制的,最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件,相信也是大家经常感到比较困惑的问题,下面是我们企业和 部門内部规范的一些邮件沟通技巧,相信这些技巧对于其他企业也同样适用。

一、邮件格式 1、邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。 2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注。

3、收件人尽量用中文姓名全称,避免只显示个人邮箱帐号。

二、哪些事情需要发送邮件

1、正式工作报告;

2、难以简单用口头表达说明清楚的事项;

3、知识推荐和信息传递;

4、没有见面交流条件的其他交流内容;

总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。

三、邮件发送对象

1、寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级;同时抄送本部门的直接上级;这样往往可以获得支持部 门的更好的支持;

2、项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导;

3、工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部 门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理。

选择邮件发送对象的时候避免以下现象 1、在对外沟通中,非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理;

2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替。 3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。

四、邮件沟通支持 1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向直接上级寻求沟通支持; 2、如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧; 3、充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做(这样降低了沟通效率);
五、邮件内容 1、如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项; 2、控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇大论。
六、沟通确认和反馈

1、对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;
2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间;
3、如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒; 每个人都会遇到沟通无效的情况,没有有效的沟通,很多工作将寸步难行,希望以上分享可以让大家沟通更轻松,工作更上一层楼! 也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。

最后总结一下使用电子邮件的基本礼仪规范:

关于主题 主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人 权衡邮件的轻重缓急,分别处理。

1.一定不要空白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗长。
3.. 最好写上来自**的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 王先生收。也不要用胡乱无实际内容的主题,例 :!或是收着!
5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(“* !”)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用紧急之类的字 眼。
7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。 8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况 下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生、“x小姐称呼,但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显

得很熟络。 关于格式,称呼是第一行顶格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个你好或者您好,开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个祝您顺利之类的也就可以了,若是尊长应使用此致敬礼。注意,在非常正式的场合应 完全使用信件标准格式,此致为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而顺利敬礼为再换行顶格写。 俗话说得好,礼多人不怪,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待

附件

1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用

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